Kann ich mit meinem Virtual Office ins Handelsregister eingetragen werden?
Du planst, eine GmbH oder ein anderes im Firmenbuch eingetragenes Unternehmen zu gründen, hast aber kein eigenes Büro? Dann fragst du dich vielleicht: Kann ich dafür eine virtuelle Adresse nutzen? Die gute Nachricht: Ja, das ist möglich – unter bestimmten Voraussetzungen. In diesem Beitrag erfährst du, wie du mit einem Virtual Office seriös und rechtssicher im Handelsregister eingetragen wirst.
Was ist das Handelsregister (Firmenbuch) eigentlich?
In Österreich ist das sogenannte Firmenbuch das Öquivalent zum Handelsregister. Es handelt sich um ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle eingetragenen Unternehmen geführt werden. Dazu gehören unter anderem:
- GmbHs
- AGs
- OGs und KGs
- Zweigniederlassungen
Die Eintragung ist verpflichtend und stellt sicher, dass dein Unternehmen rechtsfähig ist und offiziell auftreten darf.
Welche Rolle spielt die Adresse?
Die angegebene Adresse ist der Sitz deines Unternehmens. Sie muss im Firmenbuch eingetragen werden und ist entscheidend für:
- die Erreichbarkeit durch Gerichte, Behörden und Banken
- die steuerliche Zuordnung
- die Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen
Deshalb achten die Firmenbuchgerichte genau darauf, dass die Adresse real, nutzbar und nachvollziehbar ist.
Kann ich dafür ein Virtual Office nutzen?
Ja, das ist erlaubt – wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Ein Virtual Office ist dann als Sitzadresse im Firmenbuch zulässig, wenn:
- die Adresse tatsächlich existiert und nutzbar ist
- du dort postalisch erreichbar bist
- dein Anbieter dir eine schriftliche Nutzungsbestätigung ausstellt
- ggf. ein Firmenschild oder eine Briefkastenbeschriftung vorhanden ist
Ein Anbieter wie die PostWerkStatt erfüllt alle diese Punkte und stellt dir die nötigen Unterlagen für die Firmenbucheintragung zur Verfügung.
Welche Dokumente brauche ich für die Eintragung?
Für die Eintragung ins Firmenbuch benötigst du unter anderem:
- Gesellschaftsvertrag (z. B. bei einer GmbH)
- Anmeldeschreiben
- Angaben zum Geschäftsführer / zur Geschäftsführerin
- Nachweis über die Nutzungsberechtigung der Adresse
Wenn du ein Virtual Office nutzt, stellt dir der Anbieter ein offizielles Schreiben aus, das du gemeinsam mit den restlichen Unterlagen einreichst.
Was sind die Vorteile eines Virtual Office im Firmenbuch?
- Kostenvorteil: Du brauchst kein teures Büro anzumieten
- Repräsentative Adresse in einer angesehenen Stadt (z. B. Wien)
- Flexibilität für internationale oder digitale Unternehmen
- Diskretion, wenn du deine Privatadresse nicht nutzen willst
Gerade für Start-ups, EPU, Holdingstrukturen oder ausländische Unternehmen ist das eine attraktive Lösung.
Was musst du vermeiden?
Nicht jede virtuelle Adresse ist automatisch für das Firmenbuch geeignet. Achte darauf, dass dein Anbieter:
- keine reine Scheinadresse ohne Infrastruktur bereitstellt
- auf Anfrage eine Bescheinigung über die Adresse ausstellen kann
- eine klare vertragliche Nutzung gewährleistet
Wenn diese Punkte fehlen, kann das Firmenbuchgericht die Eintragung verweigern.
Fazit: Mit dem richtigen Anbieter kein Problem
Ein Virtual Office ist absolut geeignet, um dein Unternehmen ins Firmenbuch einzutragen – sofern du mit einem Anbieter arbeitest, der die rechtlichen Vorgaben kennt und erfüllt.
Die PostWerkStatt bietet dir nicht nur eine Adresse, sondern auch Unterstützung bei der Gründung, klare Vertragsunterlagen und alle Nachweise, die du brauchst.
