Was ist ein Virtual Office – und wann lohnt es sich wirklich?

Du spielst mit dem Gedanken, ein Unternehmen zu gründen oder willst deine aktuelle Geschäftsadresse auslagern? Vielleicht hast du schon von “Virtual Offices” gehört, weißt aber nicht genau, was sich dahinter verbirgt. In diesem Beitrag erklären wir dir alles, was du über das Konzept des virtuellen Büros wissen musst: wie es funktioniert, für wen es sich eignet, was du rechtlich beachten solltest und welche Vorteile es dir bringt.

Was ist ein Virtual Office?

Ein Virtual Office (deutsch: virtuelles Büro) ist eine Dienstleistung, bei der du eine professionelle Geschäftsadresse nutzen kannst, ohne tatsächlich physisch ein Büro anzumieten. Das heißt: Du bekommst eine repräsentative Adresse, zum Beispiel in Wien oder einer anderen Stadt, kannst Post empfangen, oft auch weiterleiten lassen, und bei Bedarf zusätzliche Services wie Telefonannahme, Besprechungsräume oder Firmenschild hinzubuchen.

Das alles funktioniert ohne, dass du täglich vor Ort bist oder langfristige Mietverträge eingehen musst. Genau deshalb ist ein Virtual Office für viele Unternehmer:innen, Start-ups, Freiberufler:innen oder auch internationale Firmen interessant.

Welche Leistungen umfasst ein Virtual Office?

Je nach Anbieter können die Leistungen variieren. In der Regel bekommst du:

• Geschäftsadresse für dein Impressum, die Gewerbeanmeldung oder den Handelsregistereintrag
• Postannahme und -weiterleitung, teilweise auch digital eingescannt
• Zugang zu Besprechungsräumen nach Bedarf (stunden- oder tageweise)
• Telefonservice, bei dem Anrufe entgegengenommen und weitergeleitet werden
• Nutzung des Firmennamens am Standort (z. B. Firmenschild)

Einige Anbieter, wie die PostWerkStatt, bieten darüber hinaus Unterstützung bei Gründungen, rechtlichen Fragen oder auch Online-Notarisierungen.

Für wen lohnt sich ein Virtual Office?

Ein Virtual Office ist nicht nur eine Notlösung für Digitalnomaden. Es gibt viele Situationen, in denen ein virtuelles Büro strategisch klug und wirtschaftlich sinnvoll ist:

• Gründer:innen, die noch kein physisches Büro benötigen, aber eine Adresse für die Gewerbeanmeldung brauchen
• Freelancer:innen, die ihre Privatadresse nicht im Impressum angeben möchten
• Internationale Unternehmen, die eine Niederlassung in Österreich gründen wollen, ohne sofort Büoräume anzumieten
• Start-ups, die ihre Kosten gering halten wollen
• Unternehmen mit Remote-Teams, die keine festen Büros brauchen, aber eine seriöse Adresse brauchen

Vorteile eines Virtual Office

Die Nutzung eines virtuellen Büros bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich:

1. Kosteneffizienz

Du sparst dir die hohen Fixkosten für Miete, Betriebskosten und Einrichtung eines klassischen Büros. Die Preise für ein Virtual Office beginnen oft schon ab 29 €/Monat.

2. Repräsentative Adresse

Gerade wenn du eine Adresse in einer angesehenen Stadt wie Wien, Salzburg oder Graz nutzen kannst, wirkt dein Unternehmen nach außen professioneller.

3. Flexibilität

Du kannst dich ortsunabhängig organisieren. Gerade als digitale:r Nomade:in oder wenn du viel unterwegs bist, ist das ein echter Pluspunkt.

4. Datenschutz

Deine private Wohnadresse bleibt privat. Besonders wichtig für Selbstständige, die nicht möchten, dass ihre Privatadresse im Impressum oder Handelsregister steht.

5. Skalierbarkeit

Ein Virtual Office wächst mit deinem Unternehmen. Benötigst du später Meetingräume oder Telefonservice, kannst du das oft einfach dazubuchen.

Ist ein Virtual Office legal?

Ja, in Österreich ist die Nutzung eines Virtual Office vollkommen legal – solange bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Für die Gewerbeanmeldung muss die Adresse tatsächlich nutzbar sein (z. B. für Postempfang, Kundenkontakt, ggf. Räume für Termine). Das ist bei seriösen Anbietern wie der PostWerkStatt gegeben.

Auch Handelsregistereintragungen (z. B. für eine GmbH) sind mit einer virtuellen Adresse möglich, wenn die Adresse entsprechend nachgewiesen werden kann. Wichtig ist, dass du dort auch als Firma “erreichbar” bist.

Was nicht erlaubt ist: ein Virtual Office als Meldeadresse für Privatpersonen zu nutzen oder täuschend echte Büropräsenz vorzutäuschen (Stichwort: Scheinadressen).

Was ist der Unterschied zur Briefkastenfirma?

Ein Virtual Office ist keine Briefkastenfirma. Der Unterschied liegt vor allem in der tatsächlichen Erreichbarkeit und rechtlichen Nutzung.

Eine Briefkastenfirma existiert meist nur auf dem Papier und dient häufig der Steuervermeidung oder Intransparenz. Bei einem echten Virtual Office dagegen gibt es:

• reale Räume und Mitarbeiter:innen
• tatsächliche Leistungen (Postempfang, Kundenkontakt, Telefonservice)
• eine rechtlich nutzbare Adresse für offizielle Zwecke

Gerade Anbieter wie die PostWerkStatt legen großen Wert auf Transparenz und Rechtssicherheit – zum Beispiel durch klar einsehbare Verträge, persönliche Erreichbarkeit und die Möglichkeit, jederzeit Besichtigungstermine am Standort zu vereinbaren.

Wann solltest du über ein Virtual Office nachdenken?

Ein Virtual Office lohnt sich für dich, wenn einer oder mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Du willst gründen, hast aber noch keine Räume
• Du willst deine Privatsphäre schützen
• Du willst deine Fixkosten niedrig halten
• Du willst in Österreich unternehmerisch starten, ohne vor Ort zu wohnen – beachte dabei, dass du als internationale:r Gründer:in eventuell zusätzliche Anforderungen erfüllen musst, etwa eine österreichische Steuernummer beantragen oder eine:n in Österreich ansässige:n Geschäftsführer:in benennen
• Du arbeitest im Homeoffice oder bist oft unterwegs
• Du brauchst Flexibilität und willst dich nicht langfristig binden

Fazit: Virtual Office als smarter Startpunkt

Ein Virtual Office ist weit mehr als ein Briefkasten mit Logo. Es ist eine smarte, flexible und rechtssichere Lösung für Unternehmer:innen, die mobil arbeiten oder einfach keine festen Büoräume benötigen. Gerade in der Startphase oder bei internationalem Wachstum bietet dir ein Virtual Office die Chance, seriös aufzutreten, Kosten zu sparen und trotzdem professionell aufgestellt zu sein.

Wenn du dir unsicher bist, ob ein Virtual Office zu dir passt, melde dich einfach bei uns – wir beraten dich gerne unverbindlich!

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