Du willst ein Unternehmen starten, hast aber noch kein eigenes Büro? Kein Problem: Ein Virtual Office kann dir genau dabei helfen. In diesem Beitrag erfährst du, wie du mit einer virtuellen Adresse legal und professionell deine Firma gründen kannst – und worauf du achten musst, damit alles reibungslos klappt.

Was ist ein Virtual Office nochmal genau?

Ein Virtual Office ist eine Dienstleistung, bei der du eine echte, repräsentative Geschäftsadresse nutzen kannst – ohne vor Ort täglich ein Büro zu mieten. Dazu gehören Services wie:

• Postempfang und -weiterleitung
• Nutzung der Adresse für das Impressum, Gewerbeanmeldung und Firmenbuch
• Telefonservice (optional)
• Besprechungsräume auf Anfrage

Anbieter wie die PostWerkStatt stellen dir darüber hinaus auch Unterstützung bei der Gründung selbst zur Verfügung.

Firma gründen ohne Büro? Ja, das geht.

Viele glauben, man müsse ein “echtes” Büro anmieten, um ein Gewerbe anzumelden oder eine GmbH zu gründen. Das stimmt so nicht.

In Österreich darfst du deine Firma gründen, wenn:

• du eine tatsächlich nutzbare Adresse hast
• du dort erreichbar bist (z. B. für Post oder Terminvereinbarung)
• der Anbieter dir eine Nutzungsbestätigung ausstellt

Mit einem Virtual Office ist das alles gegeben. Du brauchst also kein klassisches Büro mit Mietvertrag, Einrichtung oder dauerhaftem Aufenthalt.

Welche Gründungsformen sind mit Virtual Office möglich?

Die meisten Gründungsformen lassen sich mit einer virtuellen Adresse realisieren:

• Einzelunternehmen (EPU)
• OG oder KG
• GmbH (mit Handelsregistereintrag)
• Vereine (mit Sitzangabe in der Satzung)

Wichtig ist immer, dass der Anbieter die Anforderungen erfüllt – sprich: gewerbliche Nutzung, postalische Erreichbarkeit und Nachweis für die Behörden.

Gewerbeanmeldung mit Virtual Office

Die Gewerbebehörde verlangt bei der Anmeldung:

• eine konkrete Adresse, an der dein Unternehmen erreichbar ist
• Nachweis, dass du diese Adresse auch tatsächlich nutzen darfst

Bei der PostWerkStatt bekommst du ein entsprechendes Schreiben, das du bei der Anmeldung vorlegen kannst. So kannst du deine Gewerbeberechtigung ganz einfach auf Basis des Virtual Office erlangen.

Gründung einer GmbH mit Virtual Office

Auch die GmbH-Gründung funktioniert mit einer virtuellen Adresse. Wichtig dabei:

• Der Firmensitz muss im Firmenbuch eingetragen werden
• Du brauchst eine Adresse, an der die GmbH “erreichbar und auffindbar” ist
• Die Adresse muss für Geschäftszwecke geeignet sein

All das ist bei einem guten Virtual-Office-Anbieter erfüllt. Wenn du zusätzlich noch Unterstützung beim Notartermin oder der Online-Gründung brauchst, helfen dir Anbieter wie die PostWerkStatt ebenfalls weiter – z. B. mit Remote Online Notarisation.

Welche Unterlagen brauche ich für die Gründung?

Das hängt von der Unternehmensform ab. In den meisten Fällen brauchst du:

• Ausweis oder Reisepass
• Firmenname und Unternehmenszweck
• Nutzungsnachweis für deine Adresse
• Gesellschaftsvertrag (bei GmbH, OG, etc.)

Tipp: Frag am besten direkt beim Anbieter deines Virtual Office nach, was du konkret brauchst. Viele bieten Gründungsberatung an und helfen dir beim Papierkram.

Was du unbedingt vermeiden solltest

Achte darauf, dass dein Anbieter tatsächlich seriös und rechtssicher arbeitet. Problematisch wird es, wenn:

• es keine reale Anlaufstelle gibt
• keine Post entgegengenommen wird
• dir keine offiziellen Dokumente ausgestellt werden
• die Adresse in einem reinen Wohnhaus liegt

Denn dann kann es passieren, dass deine Anmeldung abgelehnt wird oder du rechtliche Probleme bekommst.

Fazit: Virtual Office als Gründungsbasis? Absolut.

Ein Virtual Office ist ideal, wenn du flexibel, schnell und kostengünstig gründen willst – egal ob EPU oder GmbH. Du sparst dir die hohen Kosten für ein eigenes Büro, bist aber trotzdem offiziell, postalisch und rechtlich präsent.

Die Voraussetzung: Du arbeitest mit einem Anbieter zusammen, der weiß, was er tut. Bei der PostWerkStatt bekommst du nicht nur eine Adresse, sondern echte Unterstützung für deinen Start.

👉 Jetzt beraten lassen

Wenn du dich für ein Virtual Office interessierst, stellst du dir vielleicht auch die Frage: “Ist das überhaupt erlaubt?” Keine Sorge: Die kurze Antwort lautet ja. Ein Virtual Office ist in Österreich legal – solange gewisse Voraussetzungen erfüllt sind. In diesem Artikel kläre ich, was du beachten musst, wo die Grenzen liegen und woran du seriöse Anbieter erkennst.

Was genau ist ein Virtual Office?

Ein Virtual Office ist eine Dienstleistung, die dir erlaubt, eine professionelle Geschäftsadresse zu nutzen, ohne ein täglich genutztes Büro vor Ort zu betreiben. Diese Adresse kannst du verwenden für:

• Impressum deiner Website
• Gewerbeanmeldung
• Handelsregistereintrag (z. B. bei einer GmbH)
• Kundenkommunikation und offizielle Korrespondenz

Seriöse Anbieter wie die PostWerkStatt stellen dir nicht nur die Adresse zur Verfügung, sondern auch echte Services wie Postannahme, Weiterleitung, Meetingräume und auf Wunsch sogar Telefonservice.

Ist die Nutzung eines Virtual Office legal?

Ja – ein Virtual Office ist in Österreich legal, sofern die Adresse wirklich genutzt werden kann und du dich an die gesetzlichen Vorgaben hältst.

Wichtig ist:

• Die Adresse muss tatsächlich erreichbar und nutzbar sein (z. B. für Post oder Kundenkontakt).
• Es darf sich nicht um eine reine Scheinadresse handeln.
• Du musst mit dem Anbieter einen rechtskräftigen Nutzungsvertrag abschließen.

Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, kannst du das Virtual Office bedenkenlos für offizielle Zwecke verwenden.

Wo liegen die rechtlichen Grenzen?

Auch wenn ein Virtual Office legal ist, gibt es Grenzen. Hier ein Überblick, was nicht erlaubt ist:

• Nutzung der Adresse als Meldeadresse für Privatpersonen
• Vorsätzliche Irreführung von Kunden oder Behörden
• Gewerbeanmeldung bei einer Adresse, die nicht für deinen Unternehmenszweck geeignet ist
• Nutzung einer Adresse ohne tätigen Anbieter oder reale Erreichbarkeit

Das bedeutet: Ein Virtual Office darf nicht als Tarnung für illegale Aktivitäten oder Scheinunternehmen dienen. Wer das missbraucht, riskiert rechtliche Konsequenzen und den Entzug der Gewerbeberechtigung.

Kann ich mein Virtual Office für die Gewerbeanmeldung verwenden?

Ja, das ist möglich – wenn die Adresse offiziell nutzbar ist und der Anbieter eine entsprechende Bestätigung ausstellt.

Die PostWerkStatt stellt dir z. B. ein offizielles Schreiben zur Verfügung, mit dem du bei der zuständigen Behörde dein Gewerbe anmelden kannst. Wichtig: Das Gebäude muss gewerblich nutzbar sein, also keine reine Wohnadresse.

Wie sieht es mit dem Firmenbuch aus?

Auch für den Handelsregistereintrag (Firmenbuch) kannst du ein Virtual Office nutzen, solange die Adresse den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Firma muss an der angegebenen Adresse “erreichbar und auffindbar” sein – das ist bei einem seriösen Anbieter sichergestellt.

Welche Rolle spielt die Erreichbarkeit?

Erreichbarkeit ist ein zentrales Kriterium für die rechtliche Zulässigkeit. Deine Firma muss an der Adresse erreichbar sein:

• für die Post
• für Kund:innen (z. B. per Telefon oder Terminvereinbarung)
• für Behörden, Banken oder Steuerberater:innen

Ein Anbieter wie die PostWerkStatt sorgt dafür, dass du ein “greifbares” Unternehmen bleibst – auch wenn du nicht täglich im Büro sitzt.

Was passiert, wenn ich die Regeln missachte?

Wenn du dein Virtual Office nicht korrekt nutzt, kann das ernste Folgen haben:

• Ablehnung der Gewerbeanmeldung
• Rückwirkende Aberkennung der Betriebsstätte
• Probleme mit Banken, Finanzamt oder Sozialversicherung
• Mögliche Geldstrafen oder Verwaltungsverfahren

Deshalb ist es wichtig, gleich zu Beginn alles sauber zu regeln und auf einen erfahrenen Anbieter zu setzen.

Woran erkenne ich ein legales, seriöses Virtual Office?

Ein legaler Anbieter stellt sicher, dass alle Anforderungen erfüllt sind. Achte auf:

• Klare Vertragsunterlagen
• Transparente Preise
• Reale Erreichbarkeit (Telefon, E-Mail, Ansprechpartner:in)
• Zusätzliche Services wie Postweiterleitung, Besprechungsraum oder Gründungsberatung
• Positive Bewertungen oder Referenzen

Bei der PostWerkStatt bekommst du alles aus einer Hand – inklusive Gründungsunterstützung und rechtssicherer Dokumentation.

Fazit: Legal, praktisch, sicher

Ein Virtual Office ist in Österreich legal, wenn du es korrekt und transparent nutzt. Es ist eine kluge Lösung für alle, die gründen oder ihr Business flexibel aufstellen wollen, ohne rechtliche Risiken einzugehen.

Wichtig ist, dass du dich für einen Anbieter entscheidest, der die gesetzlichen Vorgaben kennt und dir hilft, diese einzuhalten. So kannst du dein Unternehmen professionell und rechtssicher führen.

👉 Jetzt Beratung anfordern

Wenn du nach einer flexiblen Lösung für deine Geschäftsadresse suchst, bist du bestimmt schon über Begriffe wie “Virtual Office” oder “Briefkastenfirma” gestolpert. Oft werden diese Begriffe gleichgesetzt – zu Unrecht. Denn zwischen einem legalen Virtual Office und einer oftmals problematischen Briefkastenfirma gibt es wichtige Unterschiede. In diesem Artikel zeige ich dir, was beide Begriffe bedeuten, wie du sie klar voneinander abgrenzen kannst und worauf du achten solltest, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben.

Was ist ein Virtual Office?

Ein Virtual Office ist eine Dienstleistung, bei der du eine professionelle Geschäftsadresse an einem echten Standort nutzen kannst – ohne dort dauerhaft ein Büro anzumieten oder täglich anwesend zu sein. Anbieter wie die PostWerkStatt stellen dir dabei nicht nur die Adresse zur Verfügung, sondern auch Zusatzservices wie:

• Postannahme und Weiterleitung
• Nutzung von Besprechungsräumen
• Telefonservice
• Unternehmensschild am Standort
• Unterstützung bei Behördengängen oder der Gründung

Die Adresse kannst du für dein Impressum, deine Gewerbeanmeldung oder sogar den Handelsregistereintrag verwenden, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Kurz gesagt: Du bekommst eine reale Infrastruktur – ohne die Verpflichtungen und Kosten eines klassischen Büros.

Was ist eine Briefkastenfirma?

Der Begriff “Briefkastenfirma” wird meist im negativen Kontext verwendet. Dabei handelt es sich um Unternehmen, die offiziell an einer Adresse registriert sind, dort aber keine echte wirtschaftliche Aktivität ausüben. Oft geht es nur darum, eine Adresse anzugeben, um z. B. Steuern zu sparen oder die wahren Eigentümer:innen zu verschleiern. In vielen Fällen existieren diese Firmen nur “auf dem Papier” – es gibt weder Mitarbeiter:innen noch reale Räumlichkeiten.

Typische Merkmale von Briefkastenfirmen:

• Kein tatsächlicher Geschäftsbetrieb am Standort
• Keine Erreichbarkeit für Kunden oder Behörden
• Keine Infrastruktur (z. B. kein Postempfang oder Telefon)
• Oft in Offshore-Staaten oder Steueroasen registriert

Wichtig: Briefkastenfirma ist kein rechtlich definierter Begriff, sondern ein allgemeiner Ausdruck für eine bestimmte Art von Unternehmen, die meist aus steuerlichen oder intransparenten Gründen besteht.

Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

Merkmal	Virtual Office	Briefkastenfirma
Reale Adresse mit Service	Ja	Nein
Kunden- und Behördenkontakt möglich	Ja	Nein
Nutzung für Gewerbeanmeldung erlaubt	Ja	Nein
Rechtlich anerkannt	Ja	Häufig zweifelhaft
Postweiterleitung & Infrastruktur	Ja	Meist nicht vorhanden

Ist ein Virtual Office legal?

Ja, ein Virtual Office ist vollkommen legal, wenn es sich um einen seriösen Anbieter handelt und du die Adresse nicht missbräuchlich verwendest. In Österreich kannst du eine virtuelle Adresse nutzen, wenn:

• du dort tatsächlich erreichbar bist (z. B. für Kunden oder Post)
• die Adresse für dein Gewerbe geeignet ist (z. B. keine reine Wohnadresse)
• du die Services des Anbieters auch tatsächlich nutzt (z. B. Post, Besprechungsraum etc.)

Ein gutes Virtual Office bietet dir also mehr als nur einen Ort auf dem Papier – es bietet dir eine echte Grundlage für dein Business.

Warum die Verwechslung problematisch ist

Viele Menschen setzen Virtual Offices mit Briefkastenfirmen gleich, weil beide “nicht wie klassische Büros” funktionieren. Das ist jedoch ein Missverständnis, das dir sogar schaden kann – vor allem, wenn du mit Behörden oder Banken zu tun hast.

Wenn du z. B. eine Gewerbeberechtigung beantragen willst oder deine Firma im Firmenbuch eintragen lassen willst, kann es zu Problemen kommen, wenn der Verdacht auf eine Briefkastenfirma besteht. Deshalb ist es wichtig, bei der Auswahl deines Virtual-Office-Anbieters auf Seriosität, rechtliche Klarheit und erreichbare Services zu achten.

Woran erkennst du ein seriöses Virtual Office?

Ein professioneller Anbieter wie die PostWerkStatt erfüllt nicht nur alle rechtlichen Voraussetzungen, sondern bietet dir auch transparente Informationen und einen echten Ansprechpartner. Achte auf folgende Punkte:

• Gibt es reale, besuchbare Räumlichkeiten?
• Ist Postempfang möglich und organisiert?
• Gibt es Support bei Gründung oder Anmeldung?
• Werden dir keine “Scheinservices” verkauft?

Im Zweifel kannst du auch nach einem unverbindlichen Beratungsgespräch oder einem Termin zur Besichtigung fragen. Ein vertrauenswürdiger Anbieter wird dir nichts verschweigen.

Fazit: Virtual Office ist nicht gleich Briefkastenfirma

Ein Virtual Office ist eine legale, flexible und professionelle Möglichkeit, dein Business aufzubauen oder zu erweitern – ganz ohne große Fixkosten oder langfristige Verpflichtungen. Der große Unterschied zur Briefkastenfirma liegt in der tatsächlichen Nutzbarkeit und der rechtlichen Seriosität.

Wenn du dir nicht sicher bist, ob ein Virtual Office für dich passt, dann sprich mit uns. Wir erklären dir gerne, wie du deine Idee auf sichere Beine stellst.

👉 Jetzt Kontakt aufnehmen

Du spielst mit dem Gedanken, ein Unternehmen zu gründen oder willst deine aktuelle Geschäftsadresse auslagern? Vielleicht hast du schon von “Virtual Offices” gehört, weißt aber nicht genau, was sich dahinter verbirgt. In diesem Beitrag erklären wir dir alles, was du über das Konzept des virtuellen Büros wissen musst: wie es funktioniert, für wen es sich eignet, was du rechtlich beachten solltest und welche Vorteile es dir bringt.

(mehr …)