Du willst eine GmbH in Österreich gründen, bist aber nicht vor Ort? Dann ist Remote Online Notarisation (RON) genau das Richtige für dich. Mit diesem Verfahren kannst du die notarielle Beurkundung für deine Firmengründung vollständig online und aus dem Ausland erledigen. In diesem Beitrag erkläre ich dir, wie das funktioniert, was du brauchst und wie die PostWerkStatt dich dabei unterstützen kann.

Was ist Remote Online Notarisation?

Remote Online Notarisation (kurz: RON) ist ein digitales Verfahren, bei dem notarielle Dienstleistungen über Videokonferenz abgewickelt werden – rechtssicher, EU-konform und prüfbar.

In Österreich kannst du damit z. B.:

• eine GmbH gründen
• Gesellschaftsverträge beurkunden lassen
• Anmeldungen für das Firmenbuch unterschreiben

Das Ganze erfolgt online, ohne dass du physisch bei einem Notar oder in Österreich anwesend sein musst.

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Vorbereitung: Du reichst alle notwendigen Unterlagen digital ein (z. B. Identitätsnachweis, Gesellschaftsvertrag, Adresse etc.)
2. Terminvereinbarung: Du bekommst einen Online-Termin bei einem österreichischen Notar
3. Videokonferenz: Der Notar prüft deine Identität per Video-Ident und führt das Beurkundungsverfahren durch
4. Elektronische Unterzeichnung: Du unterzeichnest die Dokumente elektronisch mit einer qualifizierten Signatur (z. B. via ID Austria, EU eID)
5. Eintragung ins Firmenbuch: Der Notar übermittelt die Unterlagen direkt an das Firmenbuchgericht

Welche Vorteile bietet Remote Online Notarisation?

• Ortsunabhängigkeit: Du kannst von überall auf der Welt gründen
• Zeitersparnis: Kein Anreisen, keine Wartezeiten beim Notariat
• Rechtssicherheit: Das Verfahren ist gesetzlich geregelt und wird anerkannt
• Flexibilität: Ideal für internationale Gründer:innen, Expats und digitale Unternehmer:innen

Was brauchst du dafür?

• Gültigen Reisepass oder Personalausweis
• Eine qualifizierte elektronische Signatur (z. B. ID Austria, EU eID)
• Eine stabile Internetverbindung
• Einen Anbieter oder Notar, der das Verfahren unterstützt
• Eine rechtlich nutzbare Adresse in Österreich (z. B. ein Virtual Office bei der PostWerkStatt)

Wie hilft dir die PostWerkStatt dabei?

Die PostWerkStatt ist Partner von Notarity, einer Plattform für Remote Online Notarisation. Das heißt für dich:

• Du bekommst eine rechtlich nutzbare Adresse für die Gründung
• Du wirst bei der Terminorganisation mit dem Notar unterstützt
• Du erhältst Hilfe beim Zusammentragen der Unterlagen
• Auf Wunsch bekommst du Kontakt zu weiteren Dienstleistern (z. B. Steuerberatung)

Das ist besonders praktisch, wenn du aus dem Ausland gründest oder keine Zeit für Behördengänge hast.

Was kostet das Verfahren?

Die Kosten setzen sich zusammen aus:

• der Gebühr für das Notariat (abhängig vom Umfang der Gründung)
• einer Gebühr für die Nutzung von Notarity (Online-Plattform)
• optional: Kosten für die Adresse beim Virtual Office

Im Vergleich zu einer Gründung mit physischem Notartermin ist RON meist schneller und oft auch günstiger.

Fazit: Gründen war noch nie so einfach

Mit Remote Online Notarisation kannst du dein Unternehmen in Österreich schnell, ortsunabhängig und voll digital gründen. In Kombination mit einem Virtual Office der PostWerkStatt bist du rechtlich perfekt aufgestellt und bekommst alles, was du brauchst – aus einer Hand.

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Ein Virtual Office klingt praktisch – aber wie funktioniert eigentlich die Postzustellung? Kommt deine Post sicher an? Was passiert mit Einschreiben? Und wie sieht es aus, wenn du im Ausland bist? In diesem Beitrag zeige ich dir, wie die Postabwicklung in der PostWerkStatt funktioniert – einfach, zuverlässig und auch international.

Warum die Postzustellung so wichtig ist

Deine Geschäftsadresse ist nicht nur ein Aushängeschild, sondern auch der zentrale Ort, an dem wichtige Dokumente ankommen:

• Behördenpost (z. B. von Finanzamt, Gewerbebehörde, Firmenbuch)
• Kundenschreiben
• Rechnungen, Mahnungen oder Verträge
• Einschreiben oder Rückscheinsendungen

Damit du keine wichtigen Fristen versäumst oder Post verlierst, braucht es einen verlässlichen Prozess. Genau den bekommst du bei einem professionellen Virtual-Office-Anbieter wie der PostWerkStatt.

So funktioniert die Postannahme

Sobald an deine Geschäftsadresse etwas geschickt wird, läuft es wie folgt ab:

1. Postannahme vor Ort: Briefe, Pakete und Einschreiben werden in deinem Namen entgegengenommen
2. Benachrichtigung: Du bekommst eine E-Mail oder Info über neue Sendungen
3. Lagerung: Die Post wird sicher verwahrt, bis du dich für eine Weiterleitung entscheidest

Du kannst dabei selbst festlegen, wie oft und wohin deine Post weitergeleitet werden soll.

Möglichkeiten der Weiterleitung

Bei der PostWerkStatt kannst du zwischen verschiedenen Optionen wählen:

• Wöchentliche Weiterleitung deiner gesamten Post
• Individuelle Weiterleitung auf Abruf (z. B. nur bei wichtigen Sendungen)
• Digitale Sendung per Scan (optional bei bestimmten Briefen)
• Weiterleitung ins In- oder Ausland (auch regelmäßig)

Die Abrechnung erfolgt dabei transparent nach Aufwand und Porto.

Wie funktioniert das mit Einschreiben?

Einschreiben und RSa-/RSb-Briefe werden ebenfalls entgegengenommen – in deinem Namen. Wichtig:

• Du erteilst der PostWerkStatt eine schriftliche Vollmacht zur Entgegennahme von Einschreiben
• So stellst du sicher, dass auch behördliche Schriftstücke zugestellt werden können

Damit bleibst du fristgerecht informiert und rechtlich abgesichert.

Kann Post auch ins Ausland geschickt werden?

Ja, kein Problem. Wenn du zum Beispiel:

• als digitale:r Nomade:in unterwegs bist
• im Ausland wohnst, aber in Österreich ein Unternehmen führst
• saisonal zwischen mehreren Adressen wechselst

Dann kannst du dir deine Post bequem weltweit weiterleiten lassen. Die Zustellung erfolgt per Standard- oder Expressversand, je nach Wunsch.

Was ist mit Paketen?

Auch Pakete können empfangen und weitergeleitet werden. Du solltest nur beachten:

• Es gelten Gewichtslimits je nach Tarif
• Keine Lagerung von Großmengen oder Warenlager
• Keine Annahme von Nachnahmesendungen ohne vorherige Vereinbarung

Für klassische B2B-Post ist das System aber ideal.

Wie bleibst du flexibel?

Du kannst jederzeit festlegen:

• Wie oft du deine Post bekommen willst
• Ob du digital informiert wirst
• Ob du eine monatliche Sammelzustellung bevorzugst

Und wenn du länger nicht erreichbar bist? Dann kannst du deine Post auch zwischenlagern lassen oder einen Vertreter angeben.

Fazit: Deine Post ist in guten Händen

Ein Virtual Office ist nur dann sinnvoll, wenn deine Post auch zuverlässig ankommt. Bei der PostWerkStatt bekommst du ein erprobtes System mit individueller Weiterleitung, Einschreibenservice und internationaler Zustellung.

So verpasst du keinen wichtigen Brief – ganz gleich, wo du gerade bist.

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Du planst die Gründung eines Vereins oder suchst für deinen bestehenden Verein eine neutrale, professionelle Adresse? Vielleicht willst du deine private Anschrift nicht mehr angeben oder brauchst eine Adresse, die auch bei Behörden und Banken anerkannt ist? Dann fragst du dich sicher: Kann ein Verein ein Virtual Office nutzen? Die kurze Antwort: Ja, das geht – wenn ein paar Punkte beachtet werden.

Warum brauchen Vereine eine offizielle Adresse?

Ein Verein muss laut Vereinsgesetz einen Sitz in Österreich haben. Diese Adresse steht:

• in der Vereinssatzung
• im Zentralen Vereinsregister (ZVR)
• auf offiziellen Dokumenten (z. B. Kontoeröffnung, Verträge, Spendenquittungen)

Die Adresse ist auch für die Kommunikation mit Behörden, Mitgliedern und Dritten wichtig. Viele Vereine verwenden anfangs die private Anschrift der Obfrau oder des Obmanns – doch das ist nicht immer sinnvoll oder langfristig praktikabel.

Welche Probleme entstehen mit Privatadressen?

• Die Privatadresse wird öffentlich sichtbar (z. B. im ZVR oder auf der Website)
• Bei Wechsel im Vorstand muss die Adresse oft geändert werden
• Es gibt keine dauerhafte Erreichbarkeit
• Post kann verloren gehen, wenn die Person auszieht oder nicht erreichbar ist

Hier bietet ein Virtual Office eine professionelle und dauerhafte Lösung.

Kann ein Verein ein Virtual Office nutzen?

Ja, Vereine dürfen in Österreich ein Virtual Office nutzen, solange folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Adresse ist real vorhanden und postalisch erreichbar
• Es gibt eine schriftliche Nutzungsvereinbarung mit dem Anbieter
• Die Adresse ist für die Verwendung in der Satzung und im ZVR geeignet

Bei der PostWerkStatt bekommst du genau das: Eine rechtssichere Adresse, auf Wunsch mit Postweiterleitung, einem Firmenschild (bzw. Vereinsname), sowie den nötigen Unterlagen zur Vorlage beim Vereinsregister.

Wann lohnt sich ein Virtual Office für Vereine besonders?

Ein virtuelles Büro ist besonders sinnvoll, wenn:

• du deine private Adresse nicht nutzen willst
• der Vorstand oft wechselt
• der Verein keine eigenen Räumlichkeiten besitzt
• du bundesweit oder international agierst und eine repräsentative Adresse brauchst
• du dauerhaft postalisch erreichbar sein willst

Gerade für Kulturvereine, gemeinnützige Organisationen, NGOs oder neue Initiativen ist das eine praktische und kostengünstige Alternative.

Was ist bei der Vereinsanmeldung zu beachten?

Bei der Gründung oder Änderung eines Vereins brauchst du:

• Eine Satzung mit offizieller Adresse
• Namen und Daten der Vorstandsmitglieder
• Ggf. eine schriftliche Zustimmung zur Nutzung der Adresse (vom Virtual Office)

Die PostWerkStatt stellt dir diese Zustimmung aus, damit du den Verein rechtskonform anmelden kannst.

Ist ein Virtual Office auch für bestehende Vereine möglich?

Ja, du kannst den Vereinssitz jederzeit ändern. Du musst dazu:

1. Die Satzung anpassen (falls die Adresse darin steht)
2. Die Änderung im Vereinsregister melden
3. Den neuen Nutzungsvertrag (z. B. von der PostWerkStatt) einreichen

Das ist unkompliziert und sorgt langfristig für mehr Professionalität.

Fazit: Virtual Office für Vereine? Klare Empfehlung!

Ein Virtual Office ist eine rechtssichere und praktische Lösung für Vereine, die keine eigenen Räume haben oder ihre private Adresse aus der Öffentlichkeit heraushalten wollen.

Mit der PostWerkStatt bekommst du alles, was du brauchst: Eine Adresse, Unterlagen für die Vereinsmeldung, Postweiterleitung und auf Wunsch weitere Services.

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Wenn du dich für ein Virtual Office interessierst, willst du sicher auch wissen, was konkret im Paket enthalten ist. Was bekommst du bei der PostWerkStatt? Welche Services sind inklusive, was kannst du optional dazubuchen, und was macht den Unterschied zu anderen Anbietern aus? In diesem Beitrag stelle ich dir die wichtigsten Leistungen im Detail vor.

1. Repräsentative Geschäftsadresse in Österreich

Das Herzstück eines jeden Virtual Office ist die Adresse. Bei der PostWerkStatt bekommst du eine offiziell nutzbare, gewerbliche Adresse, die du verwenden kannst für:

• Gewerbeanmeldung
• Handelsregistereintrag (Firmenbuch)
• Impressum deiner Website
• Kundenkommunikation
• Rechnungen, Angebote und Verträge

Die Adresse befindet sich an einem echten Standort, ist postalisch erreichbar und entspricht allen rechtlichen Anforderungen.

2. Postannahme und Postweiterleitung

Ein zentraler Bestandteil des Services:

• Briefe, Einschreiben und Pakete werden angenommen
• Du wirst über neue Post informiert
• Auf Wunsch wird die Post weitergeleitet – national oder international
• Optional: digitale Scan-Services für deine Dokumente

So bleibst du immer erreichbar, auch wenn du selbst nicht vor Ort bist.

3. Besprechungsräume & Kundentermine

Du hast einen wichtigen Termin mit Kund:innen oder brauchst einen Raum für ein Meeting?

Kein Problem: In der PostWerkStatt kannst du Besprechungsräume nach Bedarf buchen. Das bietet dir Flexibilität ohne Fixkosten. Deine Gäste werden professionell empfangen, und du trittst seriös auf.

4. Telefonservice (optional)

Falls gewünscht, kannst du auch einen Telefonannahmeservice dazubuchen. Das bedeutet:

• Anrufe werden in deinem Firmennamen entgegengenommen
• Du bekommst Anrufnotizen per Mail oder Weiterleitung
• Keine verpassten Geschäftsanfragen mehr

Gerade für Solo-Selbstständige oder Unternehmen mit Remote-Team ein echter Vorteil.

5. Firmenschild / Firmenkennzeichnung

Bei Bedarf wird dein Firmenname sichtbar am Standort angebracht (z. B. am Klingelschild oder Briefkasten). Damit zeigst du Präsenz und erfüllst rechtliche Vorgaben für deine Gewerbeanmeldung oder Firmenbuch-Eintragung.

6. Unterstützung bei Gründung und Verwaltung

Du willst erst gründen und brauchst Hilfe? Oder du bist aus dem Ausland und kennst die Abläufe in Österreich nicht genau?

Die PostWerkStatt unterstützt dich mit:

• Infos zur Gewerbeanmeldung
• Unterlagen für das Firmenbuch
• Verbindungen zu Steuerberater:innen und Notar:innen
• Remote Online Notarisation für GmbH-Gründung ohne physische Anwesenheit

Ein Service, der weit über die reine Adressnutzung hinausgeht.

7. Flexible Vertragslaufzeiten

Du brauchst nur für wenige Monate ein Virtual Office? Kein Problem. Die PostWerkStatt bietet dir kurze Vertragslaufzeiten und transparente Konditionen. So bleibst du flexibel und gehst kein Risiko ein.

8. Datenschutz & rechtliche Sicherheit

Bei der PostWerkStatt wird großer Wert gelegt auf:

• DSGVO-konforme Verarbeitung deiner Daten
• klare Verträge und Nutzungsnachweise
• rechtlich sichere Adressverwendung
• Trennung von Privat- und Geschäftsdaten

Gerade, wenn du deine private Adresse nicht öffentlich machen willst, ist das ein wichtiger Punkt.

Fazit: Mehr als nur eine Adresse

Ein Virtual Office bei der PostWerkStatt ist eine komplette Lösung für dein Business. Du bekommst nicht nur eine Adresse, sondern einen echten Unternehmensstandort mit allen relevanten Services: Post, Telefon, Meetingräume, Gründungsberatung und rechtliche Sicherheit.

Ideal für Selbstständige, Start-ups, Freelancer:innen oder internationale Unternehmer:innen, die in Österreich präsent sein wollen – ohne teure Fixkosten.

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Du planst, eine GmbH oder ein anderes im Firmenbuch eingetragenes Unternehmen zu gründen, hast aber kein eigenes Büro? Dann fragst du dich vielleicht: Kann ich dafür eine virtuelle Adresse nutzen? Die gute Nachricht: Ja, das ist möglich – unter bestimmten Voraussetzungen. In diesem Beitrag erfährst du, wie du mit einem Virtual Office seriös und rechtssicher im Handelsregister eingetragen wirst.

Was ist das Handelsregister (Firmenbuch) eigentlich?

In Österreich ist das sogenannte Firmenbuch das Öquivalent zum Handelsregister. Es handelt sich um ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle eingetragenen Unternehmen geführt werden. Dazu gehören unter anderem:

• GmbHs
• AGs
• OGs und KGs
• Zweigniederlassungen

Die Eintragung ist verpflichtend und stellt sicher, dass dein Unternehmen rechtsfähig ist und offiziell auftreten darf.

Welche Rolle spielt die Adresse?

Die angegebene Adresse ist der Sitz deines Unternehmens. Sie muss im Firmenbuch eingetragen werden und ist entscheidend für:

• die Erreichbarkeit durch Gerichte, Behörden und Banken
• die steuerliche Zuordnung
• die Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen

Deshalb achten die Firmenbuchgerichte genau darauf, dass die Adresse real, nutzbar und nachvollziehbar ist.

Kann ich dafür ein Virtual Office nutzen?

Ja, das ist erlaubt – wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Ein Virtual Office ist dann als Sitzadresse im Firmenbuch zulässig, wenn:

• die Adresse tatsächlich existiert und nutzbar ist
• du dort postalisch erreichbar bist
• dein Anbieter dir eine schriftliche Nutzungsbestätigung ausstellt
• ggf. ein Firmenschild oder eine Briefkastenbeschriftung vorhanden ist

Ein Anbieter wie die PostWerkStatt erfüllt alle diese Punkte und stellt dir die nötigen Unterlagen für die Firmenbucheintragung zur Verfügung.

Welche Dokumente brauche ich für die Eintragung?

Für die Eintragung ins Firmenbuch benötigst du unter anderem:

• Gesellschaftsvertrag (z. B. bei einer GmbH)
• Anmeldeschreiben
• Angaben zum Geschäftsführer / zur Geschäftsführerin
• Nachweis über die Nutzungsberechtigung der Adresse

Wenn du ein Virtual Office nutzt, stellt dir der Anbieter ein offizielles Schreiben aus, das du gemeinsam mit den restlichen Unterlagen einreichst.

Was sind die Vorteile eines Virtual Office im Firmenbuch?

• Kostenvorteil: Du brauchst kein teures Büro anzumieten
• Repräsentative Adresse in einer angesehenen Stadt (z. B. Wien)
• Flexibilität für internationale oder digitale Unternehmen
• Diskretion, wenn du deine Privatadresse nicht nutzen willst

Gerade für Start-ups, EPU, Holdingstrukturen oder ausländische Unternehmen ist das eine attraktive Lösung.

Was musst du vermeiden?

Nicht jede virtuelle Adresse ist automatisch für das Firmenbuch geeignet. Achte darauf, dass dein Anbieter:

• keine reine Scheinadresse ohne Infrastruktur bereitstellt
• auf Anfrage eine Bescheinigung über die Adresse ausstellen kann
• eine klare vertragliche Nutzung gewährleistet

Wenn diese Punkte fehlen, kann das Firmenbuchgericht die Eintragung verweigern.

Fazit: Mit dem richtigen Anbieter kein Problem

Ein Virtual Office ist absolut geeignet, um dein Unternehmen ins Firmenbuch einzutragen – sofern du mit einem Anbieter arbeitest, der die rechtlichen Vorgaben kennt und erfüllt.

Die PostWerkStatt bietet dir nicht nur eine Adresse, sondern auch Unterstützung bei der Gründung, klare Vertragsunterlagen und alle Nachweise, die du brauchst.

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Du willst ein Unternehmen starten, hast aber noch kein eigenes Büro? Kein Problem: Ein Virtual Office kann dir genau dabei helfen. In diesem Beitrag erfährst du, wie du mit einer virtuellen Adresse legal und professionell deine Firma gründen kannst – und worauf du achten musst, damit alles reibungslos klappt.

Was ist ein Virtual Office nochmal genau?

Ein Virtual Office ist eine Dienstleistung, bei der du eine echte, repräsentative Geschäftsadresse nutzen kannst – ohne vor Ort täglich ein Büro zu mieten. Dazu gehören Services wie:

• Postempfang und -weiterleitung
• Nutzung der Adresse für das Impressum, Gewerbeanmeldung und Firmenbuch
• Telefonservice (optional)
• Besprechungsräume auf Anfrage

Anbieter wie die PostWerkStatt stellen dir darüber hinaus auch Unterstützung bei der Gründung selbst zur Verfügung.

Firma gründen ohne Büro? Ja, das geht.

Viele glauben, man müsse ein “echtes” Büro anmieten, um ein Gewerbe anzumelden oder eine GmbH zu gründen. Das stimmt so nicht.

In Österreich darfst du deine Firma gründen, wenn:

• du eine tatsächlich nutzbare Adresse hast
• du dort erreichbar bist (z. B. für Post oder Terminvereinbarung)
• der Anbieter dir eine Nutzungsbestätigung ausstellt

Mit einem Virtual Office ist das alles gegeben. Du brauchst also kein klassisches Büro mit Mietvertrag, Einrichtung oder dauerhaftem Aufenthalt.

Welche Gründungsformen sind mit Virtual Office möglich?

Die meisten Gründungsformen lassen sich mit einer virtuellen Adresse realisieren:

• Einzelunternehmen (EPU)
• OG oder KG
• GmbH (mit Handelsregistereintrag)
• Vereine (mit Sitzangabe in der Satzung)

Wichtig ist immer, dass der Anbieter die Anforderungen erfüllt – sprich: gewerbliche Nutzung, postalische Erreichbarkeit und Nachweis für die Behörden.

Gewerbeanmeldung mit Virtual Office

Die Gewerbebehörde verlangt bei der Anmeldung:

• eine konkrete Adresse, an der dein Unternehmen erreichbar ist
• Nachweis, dass du diese Adresse auch tatsächlich nutzen darfst

Bei der PostWerkStatt bekommst du ein entsprechendes Schreiben, das du bei der Anmeldung vorlegen kannst. So kannst du deine Gewerbeberechtigung ganz einfach auf Basis des Virtual Office erlangen.

Gründung einer GmbH mit Virtual Office

Auch die GmbH-Gründung funktioniert mit einer virtuellen Adresse. Wichtig dabei:

• Der Firmensitz muss im Firmenbuch eingetragen werden
• Du brauchst eine Adresse, an der die GmbH “erreichbar und auffindbar” ist
• Die Adresse muss für Geschäftszwecke geeignet sein

All das ist bei einem guten Virtual-Office-Anbieter erfüllt. Wenn du zusätzlich noch Unterstützung beim Notartermin oder der Online-Gründung brauchst, helfen dir Anbieter wie die PostWerkStatt ebenfalls weiter – z. B. mit Remote Online Notarisation.

Welche Unterlagen brauche ich für die Gründung?

Das hängt von der Unternehmensform ab. In den meisten Fällen brauchst du:

• Ausweis oder Reisepass
• Firmenname und Unternehmenszweck
• Nutzungsnachweis für deine Adresse
• Gesellschaftsvertrag (bei GmbH, OG, etc.)

Tipp: Frag am besten direkt beim Anbieter deines Virtual Office nach, was du konkret brauchst. Viele bieten Gründungsberatung an und helfen dir beim Papierkram.

Was du unbedingt vermeiden solltest

Achte darauf, dass dein Anbieter tatsächlich seriös und rechtssicher arbeitet. Problematisch wird es, wenn:

• es keine reale Anlaufstelle gibt
• keine Post entgegengenommen wird
• dir keine offiziellen Dokumente ausgestellt werden
• die Adresse in einem reinen Wohnhaus liegt

Denn dann kann es passieren, dass deine Anmeldung abgelehnt wird oder du rechtliche Probleme bekommst.

Fazit: Virtual Office als Gründungsbasis? Absolut.

Ein Virtual Office ist ideal, wenn du flexibel, schnell und kostengünstig gründen willst – egal ob EPU oder GmbH. Du sparst dir die hohen Kosten für ein eigenes Büro, bist aber trotzdem offiziell, postalisch und rechtlich präsent.

Die Voraussetzung: Du arbeitest mit einem Anbieter zusammen, der weiß, was er tut. Bei der PostWerkStatt bekommst du nicht nur eine Adresse, sondern echte Unterstützung für deinen Start.

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Wenn du dich für ein Virtual Office interessierst, stellst du dir vielleicht auch die Frage: “Ist das überhaupt erlaubt?” Keine Sorge: Die kurze Antwort lautet ja. Ein Virtual Office ist in Österreich legal – solange gewisse Voraussetzungen erfüllt sind. In diesem Artikel kläre ich, was du beachten musst, wo die Grenzen liegen und woran du seriöse Anbieter erkennst.

Was genau ist ein Virtual Office?

Ein Virtual Office ist eine Dienstleistung, die dir erlaubt, eine professionelle Geschäftsadresse zu nutzen, ohne ein täglich genutztes Büro vor Ort zu betreiben. Diese Adresse kannst du verwenden für:

• Impressum deiner Website
• Gewerbeanmeldung
• Handelsregistereintrag (z. B. bei einer GmbH)
• Kundenkommunikation und offizielle Korrespondenz

Seriöse Anbieter wie die PostWerkStatt stellen dir nicht nur die Adresse zur Verfügung, sondern auch echte Services wie Postannahme, Weiterleitung, Meetingräume und auf Wunsch sogar Telefonservice.

Ist die Nutzung eines Virtual Office legal?

Ja – ein Virtual Office ist in Österreich legal, sofern die Adresse wirklich genutzt werden kann und du dich an die gesetzlichen Vorgaben hältst.

Wichtig ist:

• Die Adresse muss tatsächlich erreichbar und nutzbar sein (z. B. für Post oder Kundenkontakt).
• Es darf sich nicht um eine reine Scheinadresse handeln.
• Du musst mit dem Anbieter einen rechtskräftigen Nutzungsvertrag abschließen.

Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, kannst du das Virtual Office bedenkenlos für offizielle Zwecke verwenden.

Wo liegen die rechtlichen Grenzen?

Auch wenn ein Virtual Office legal ist, gibt es Grenzen. Hier ein Überblick, was nicht erlaubt ist:

• Nutzung der Adresse als Meldeadresse für Privatpersonen
• Vorsätzliche Irreführung von Kunden oder Behörden
• Gewerbeanmeldung bei einer Adresse, die nicht für deinen Unternehmenszweck geeignet ist
• Nutzung einer Adresse ohne tätigen Anbieter oder reale Erreichbarkeit

Das bedeutet: Ein Virtual Office darf nicht als Tarnung für illegale Aktivitäten oder Scheinunternehmen dienen. Wer das missbraucht, riskiert rechtliche Konsequenzen und den Entzug der Gewerbeberechtigung.

Kann ich mein Virtual Office für die Gewerbeanmeldung verwenden?

Ja, das ist möglich – wenn die Adresse offiziell nutzbar ist und der Anbieter eine entsprechende Bestätigung ausstellt.

Die PostWerkStatt stellt dir z. B. ein offizielles Schreiben zur Verfügung, mit dem du bei der zuständigen Behörde dein Gewerbe anmelden kannst. Wichtig: Das Gebäude muss gewerblich nutzbar sein, also keine reine Wohnadresse.

Wie sieht es mit dem Firmenbuch aus?

Auch für den Handelsregistereintrag (Firmenbuch) kannst du ein Virtual Office nutzen, solange die Adresse den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Firma muss an der angegebenen Adresse “erreichbar und auffindbar” sein – das ist bei einem seriösen Anbieter sichergestellt.

Welche Rolle spielt die Erreichbarkeit?

Erreichbarkeit ist ein zentrales Kriterium für die rechtliche Zulässigkeit. Deine Firma muss an der Adresse erreichbar sein:

• für die Post
• für Kund:innen (z. B. per Telefon oder Terminvereinbarung)
• für Behörden, Banken oder Steuerberater:innen

Ein Anbieter wie die PostWerkStatt sorgt dafür, dass du ein “greifbares” Unternehmen bleibst – auch wenn du nicht täglich im Büro sitzt.

Was passiert, wenn ich die Regeln missachte?

Wenn du dein Virtual Office nicht korrekt nutzt, kann das ernste Folgen haben:

• Ablehnung der Gewerbeanmeldung
• Rückwirkende Aberkennung der Betriebsstätte
• Probleme mit Banken, Finanzamt oder Sozialversicherung
• Mögliche Geldstrafen oder Verwaltungsverfahren

Deshalb ist es wichtig, gleich zu Beginn alles sauber zu regeln und auf einen erfahrenen Anbieter zu setzen.

Woran erkenne ich ein legales, seriöses Virtual Office?

Ein legaler Anbieter stellt sicher, dass alle Anforderungen erfüllt sind. Achte auf:

• Klare Vertragsunterlagen
• Transparente Preise
• Reale Erreichbarkeit (Telefon, E-Mail, Ansprechpartner:in)
• Zusätzliche Services wie Postweiterleitung, Besprechungsraum oder Gründungsberatung
• Positive Bewertungen oder Referenzen

Bei der PostWerkStatt bekommst du alles aus einer Hand – inklusive Gründungsunterstützung und rechtssicherer Dokumentation.

Fazit: Legal, praktisch, sicher

Ein Virtual Office ist in Österreich legal, wenn du es korrekt und transparent nutzt. Es ist eine kluge Lösung für alle, die gründen oder ihr Business flexibel aufstellen wollen, ohne rechtliche Risiken einzugehen.

Wichtig ist, dass du dich für einen Anbieter entscheidest, der die gesetzlichen Vorgaben kennt und dir hilft, diese einzuhalten. So kannst du dein Unternehmen professionell und rechtssicher führen.

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Wenn du nach einer flexiblen Lösung für deine Geschäftsadresse suchst, bist du bestimmt schon über Begriffe wie “Virtual Office” oder “Briefkastenfirma” gestolpert. Oft werden diese Begriffe gleichgesetzt – zu Unrecht. Denn zwischen einem legalen Virtual Office und einer oftmals problematischen Briefkastenfirma gibt es wichtige Unterschiede. In diesem Artikel zeige ich dir, was beide Begriffe bedeuten, wie du sie klar voneinander abgrenzen kannst und worauf du achten solltest, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben.

Was ist ein Virtual Office?

Ein Virtual Office ist eine Dienstleistung, bei der du eine professionelle Geschäftsadresse an einem echten Standort nutzen kannst – ohne dort dauerhaft ein Büro anzumieten oder täglich anwesend zu sein. Anbieter wie die PostWerkStatt stellen dir dabei nicht nur die Adresse zur Verfügung, sondern auch Zusatzservices wie:

• Postannahme und Weiterleitung
• Nutzung von Besprechungsräumen
• Telefonservice
• Unternehmensschild am Standort
• Unterstützung bei Behördengängen oder der Gründung

Die Adresse kannst du für dein Impressum, deine Gewerbeanmeldung oder sogar den Handelsregistereintrag verwenden, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Kurz gesagt: Du bekommst eine reale Infrastruktur – ohne die Verpflichtungen und Kosten eines klassischen Büros.

Was ist eine Briefkastenfirma?

Der Begriff “Briefkastenfirma” wird meist im negativen Kontext verwendet. Dabei handelt es sich um Unternehmen, die offiziell an einer Adresse registriert sind, dort aber keine echte wirtschaftliche Aktivität ausüben. Oft geht es nur darum, eine Adresse anzugeben, um z. B. Steuern zu sparen oder die wahren Eigentümer:innen zu verschleiern. In vielen Fällen existieren diese Firmen nur “auf dem Papier” – es gibt weder Mitarbeiter:innen noch reale Räumlichkeiten.

Typische Merkmale von Briefkastenfirmen:

• Kein tatsächlicher Geschäftsbetrieb am Standort
• Keine Erreichbarkeit für Kunden oder Behörden
• Keine Infrastruktur (z. B. kein Postempfang oder Telefon)
• Oft in Offshore-Staaten oder Steueroasen registriert

Wichtig: Briefkastenfirma ist kein rechtlich definierter Begriff, sondern ein allgemeiner Ausdruck für eine bestimmte Art von Unternehmen, die meist aus steuerlichen oder intransparenten Gründen besteht.

Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

Merkmal	Virtual Office	Briefkastenfirma
Reale Adresse mit Service	Ja	Nein
Kunden- und Behördenkontakt möglich	Ja	Nein
Nutzung für Gewerbeanmeldung erlaubt	Ja	Nein
Rechtlich anerkannt	Ja	Häufig zweifelhaft
Postweiterleitung & Infrastruktur	Ja	Meist nicht vorhanden

Ist ein Virtual Office legal?

Ja, ein Virtual Office ist vollkommen legal, wenn es sich um einen seriösen Anbieter handelt und du die Adresse nicht missbräuchlich verwendest. In Österreich kannst du eine virtuelle Adresse nutzen, wenn:

• du dort tatsächlich erreichbar bist (z. B. für Kunden oder Post)
• die Adresse für dein Gewerbe geeignet ist (z. B. keine reine Wohnadresse)
• du die Services des Anbieters auch tatsächlich nutzt (z. B. Post, Besprechungsraum etc.)

Ein gutes Virtual Office bietet dir also mehr als nur einen Ort auf dem Papier – es bietet dir eine echte Grundlage für dein Business.

Warum die Verwechslung problematisch ist

Viele Menschen setzen Virtual Offices mit Briefkastenfirmen gleich, weil beide “nicht wie klassische Büros” funktionieren. Das ist jedoch ein Missverständnis, das dir sogar schaden kann – vor allem, wenn du mit Behörden oder Banken zu tun hast.

Wenn du z. B. eine Gewerbeberechtigung beantragen willst oder deine Firma im Firmenbuch eintragen lassen willst, kann es zu Problemen kommen, wenn der Verdacht auf eine Briefkastenfirma besteht. Deshalb ist es wichtig, bei der Auswahl deines Virtual-Office-Anbieters auf Seriosität, rechtliche Klarheit und erreichbare Services zu achten.

Woran erkennst du ein seriöses Virtual Office?

Ein professioneller Anbieter wie die PostWerkStatt erfüllt nicht nur alle rechtlichen Voraussetzungen, sondern bietet dir auch transparente Informationen und einen echten Ansprechpartner. Achte auf folgende Punkte:

• Gibt es reale, besuchbare Räumlichkeiten?
• Ist Postempfang möglich und organisiert?
• Gibt es Support bei Gründung oder Anmeldung?
• Werden dir keine “Scheinservices” verkauft?

Im Zweifel kannst du auch nach einem unverbindlichen Beratungsgespräch oder einem Termin zur Besichtigung fragen. Ein vertrauenswürdiger Anbieter wird dir nichts verschweigen.

Fazit: Virtual Office ist nicht gleich Briefkastenfirma

Ein Virtual Office ist eine legale, flexible und professionelle Möglichkeit, dein Business aufzubauen oder zu erweitern – ganz ohne große Fixkosten oder langfristige Verpflichtungen. Der große Unterschied zur Briefkastenfirma liegt in der tatsächlichen Nutzbarkeit und der rechtlichen Seriosität.

Wenn du dir nicht sicher bist, ob ein Virtual Office für dich passt, dann sprich mit uns. Wir erklären dir gerne, wie du deine Idee auf sichere Beine stellst.

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Du spielst mit dem Gedanken, ein Unternehmen zu gründen oder willst deine aktuelle Geschäftsadresse auslagern? Vielleicht hast du schon von “Virtual Offices” gehört, weißt aber nicht genau, was sich dahinter verbirgt. In diesem Beitrag erklären wir dir alles, was du über das Konzept des virtuellen Büros wissen musst: wie es funktioniert, für wen es sich eignet, was du rechtlich beachten solltest und welche Vorteile es dir bringt.

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